Nachhaltigkeitsansatz

Nachhaltigkeitsstrategie

Wir verfolgen den Ansatz, auf verantwortungsvolle Weise aus Rohstoffen (Mehr)wert zu schaffen. Die konsequente Ausrichtung auf ein nachhaltiges und langfristiges Geschäftsmodell brachte in den vergangenen Jahren grosse Veränderungen mit sich. Dafür investieren wir sowohl in das Produktportfolio als auch in die Produktionsabläufe im Sinne einer nachhaltigen Transformation. Daneben unterstützen wir das «Übereinkommen von Paris» der Pariser Klimakonferenz sowie den «European Green Deal». Auf dieser Grundlage verfolgen wir das strategische Ziel, aktiv zur Minimierung der globalen Erwärmung beizutragen. CO₂-Reduktionsziele für unsere Emissionen aus Scope 1 und Scope 2 in Anlehnung an die Science Based Targets Initiative sind dafür entscheidende Hebel. Auch bezüglich der Emissionen aus Scope 3 haben wir erste Ansätze zur Erfassung und Reduzierung entwickelt (siehe «CO₂ und Energie»).

Die konzernweite Nachhaltigkeitsstrategie wird in der gesamten Unternehmensgruppe gelebt und vom Verwaltungsrat gestützt. Dies zeigt auch der Beitritt zum United Nations (UN) Global Compact.

Die Nachhaltigkeitsziele werden zentral definiert und koordiniert, die Divisionen HLK und Türen sind für die dezentrale Umsetzung verantwortlich. Dafür entwickeln sie spezifische Pläne mit einzelnen Massnahmen und erweitern ihre Produktportfolios in diese Richtung.

Nachhaltigkeitsgovernance

Die Arbonia ist dezentral organisiert und weist eine Holdingstruktur auf. Die Konzernleitung – bestehend aus CFO und den beiden CEOs der Divisionen – legt gemeinsam mit dem exekutiven Verwaltungsratspräsidenten die Ziele und Massnahmen fest, mit denen die vom Verwaltungsrat vorgegebene Strategie umgesetzt wird. Die Verantwortung für das operative Geschäft obliegt den Divisionen.

Nachhaltigkeit ist Bestandteil der Konzernstrategie. Die Steuerung des Themas innerhalb des Konzerns obliegt dem CFO. Er erarbeitet die Nachhaltigkeitsstrategie gemeinsam mit dem Nachhaltigkeitskomitee und Vertretern der Abteilung Corporate Communications & Investor Relations, welche die gruppenweite Koordination verantworten. Das Nachhaltigkeitskomitee setzt sich aus einem Vertreter der Division HLK und je einem Vertreter der Business Unit Holzlösungen und der Business Unit Glaslösungen der Division Türen zusammen. Die Divisionen respektive deren Gesellschaften stimmen einzelne Massnahmen mit den Konzernfunktionen ab und setzen diese um. Wichtige Initiativen und Projekte evaluiert die Konzernleitung monatlich.

Der Verwaltungsrat der Arbonia wird über neue gesetzliche Anforderungen zur nachhaltigen Unternehmensführung kontinuierlich informiert. Er übernimmt die Entscheidungs- und Kontrollfunktion sämtlicher Massnahmen und beurteilt die Leistungen anhand definierter Ziele. Das betrifft etwa die interne Revision und damit die Risikobetrachtung. Im Berichtsjahr hat die interne Revision dem Verwaltungsrat 14 Prüfungsberichte zu Risiken und der Umsetzung geplanter Massnahmen zugestellt. Diese Berichte stehen genauso der externen Revision zur Verfügung. Auch bei der Prüfung möglicher Transaktionen in Form von Due Diligence Prozessen ist der Verwaltungsrat fortlaufend eingebunden. In allen Kompetenzbereichen kann der Verwaltungsrat über den Prüfungsausschuss Untersuchungen anordnen oder externe Berater hinzuziehen. Der Nominations- und Vergütungsausschuss hat in Abstimmung mit dem gesamten Verwaltungsrat beschlossen, ab dem Geschäftsjahr 2023 erstmals auch Klimaziele in die variable Vergütung der Konzernleitung zu integrieren.

Wesentlichkeitsanalyse

Der vorliegende dritte Nachhaltigkeitsbericht basiert auf einer Wesentlichkeitsanalyse, die wir im Jahr 2020 durchgeführt haben. Dabei wurden die relevanten Themen einerseits für den langfristigen Geschäftserfolg und andererseits bezüglich bedeutender Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft festgelegt. Die Analyse basierte auf einem breiten Inhaltsspektrum, das neben GRI Standards und Anforderungen des Sustainability Accounting Standards Board (SASB) Kriterien von ESG-Ratingagenturen sowie eine Branchenbenchmark umfasste. Ein Kernteam, das sich aus dem CFO der Gruppe, den Nachhaltigkeitsverantwortlichen sowie Vertretern der Divisionen und von verschiedenen Corporate Functions zusammensetzt, konsolidierte die Themenauswahl. Anschliessend wurde die Relevanz der Themen in einem Workshop bewertet. An dieser Validierung nahmen der CFO sowie Vertreter der beiden Divisionen HLK und Türen wie auch von verschiedenen Corporate Functions (u. a. Human Resources und Legal & Compliance) teil. Den Prozess unterstützte ein externer Spezialist. Das Ergebnis der Analyse wird in der folgenden Wesentlichkeitsmatrix abgebildet:

Ethik und Integrität

Wir sind uns unserer ökonomischen, ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst und bekennen uns in unserem Code of Conduct 1.) zur Einhaltung der Menschenrechte unter besonderer Berücksichtigung des Verbots der Kinderarbeit, 2.) zur Sicherstellung der Gesundheit und Arbeitssicherheit der Mitarbeitenden, 3.) zur Zusammenarbeit mit Lieferanten, welche sich einer nachhaltigen Geschäftstätigkeit verpflichtet haben und ihrer sozialen Verantwortung nachkommen, 4.) zur Einhaltung der Umweltschutzstandards und 5.) zum schonenden Umgang mit Ressourcen.

Die Arbonia hat im Berichtsjahr in jeder Division einen Compliance Officer ernannt. Diese verantworten die Umsetzung von konzernseitigen Vorgaben in den zugehörigen Tochtergesellschaften.

Das Berichtsjahr war geprägt von neuen Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten bezüglich Konfliktmaterialien und Kinderarbeit, die erstmalig für das Geschäftsjahr 2023 anzuwenden sind. Die Arbonia berücksichtigt bei der Auswahl ihrer Lieferanten vermehrt, ob diese die Sorgfaltspflichten einhalten, und holt hierzu über die Analyseplattform EcoVadis entsprechende Lieferantenbewertungen ein.

Code of Conduct (Verhaltenskodex)
Im Berichtsjahr hat der Prüfungsausschuss des Verwaltungsrats im Zusammenhang mit der neuen EU-Hinweisgeberrichtlinie stehende Änderungen des Code of Conduct und der Whistleblowingweisung (Regeln zur Meldung von Misständen) genehmigt. Der Code of Conduct wird durch weiterführende Weisungen wie beispielsweise die Antikorruptionsweisung, die Weisungen bzgl. Insiderhandel und die Weisung zum Schutz vor sexueller Belästigung, Mobbing und Diskriminierung am Arbeitsplatz ergänzt. Der Code of Conduct und teilweise auch die weiterführenden Weisungen sind in bis zu zwölf Sprachen übersetzt und im Intranet für die White-Collar-Mitarbeitenden abrufbar. Sodann wurde im Berichtsjahr gruppenweit eine Water Policy und eine Waste Policy eingeführt sowie die bestehende Wettbewerbsweisung aufgrund gesetzlicher Neuerungen aktualisiert.

Alle Mitarbeitenden unterzeichnen beim Eintritt in die Arbonia Gruppe den Code of Conduct und bekennen sich dazu, die Werte sowie die ethischen und sozialen Grundsätze einzuhalten. Die Einhaltung dieser Vorgabe wird genauso wie die Durchführung von Schulungen zum Code of Conduct durch das Internal Audit, welches dem Verwaltungsrat darüber Bericht erstattet, überprüft.

Zusätzlich zum Code of Conduct erliess der Verwaltungsrat 2018 den «Zusatz zum Code of Conduct», welcher sich speziell an Blue-Collar-Mitarbeitende richtet. Dieser beinhaltet vertiefende Regelungen für die Produktion – beispielsweise zum Umgang mit Ressourcen, zur Arbeitssicherheit oder zum Umweltschutz. Themen wie etwa das Wettbewerbsrecht sind darin nicht enthalten. Der «Zusatz zum Code of Conduct» wird in Form von Plakaten in den Werkshallen aufgehängt und den Mitarbeitenden von den Werks- bzw. Schichtleitern mithilfe von Schulungen erläutert.

Whistleblowing-Konzept
Die Mitarbeitenden sind aufgefordert, bei der Einhaltung des Code of Conduct einschliesslich des «Zusatzes zum Code of Conduct» (nachfolgend gemeinsam «Code of Conduct») aktiv mitzuwirken. Aus diesem Grund hat der Verwaltungsrat 2013 eine Whistleblowingweisung erlassen und Whistleblowing- Meldestellen eingeführt. Das Whistleblowing-Konzept wird derzeit basierend auf der EU-Hinweisgeberrichtlinie und entsprechend den nationalen Vorgaben der einzelnen EU-Länder weiterentwickelt. Alle Mitarbeitende, welche Verstösse gegen den Code of Conduct feststellen, sind aufgefordert, diese an die internen oder die gesetzlich vorgesehenen externen Meldestellen zu rapportieren. Als interne Meldestellen fungieren die CEOs der Divisionen, die divisionalen Compliance Officer, der Head of Compliance und der Leiter Internal Audit. Zentrales Element des Whistleblowing-Konzepts ist der Schutz der meldenden Mitarbeitenden. Gegenüber Whistleblowern dürfen aufgrund ihrer Meldung keine disziplinarischen, arbeitsrechtlichen oder andere Massnahmen ergriffen werden, die sich zu ihren Ungunsten auswirken könnten.

Der Verwaltungsrat wird über alle Whistleblowing-Meldungen und die damit verbundenen Untersuchungen sowie initiierten Massnahmen informiert. Im Berichtsjahr wurden keine Verdachtsfälle durch Whistleblowing gemeldet. Auch wurden keine Sanktionen aufgrund von Non-Compliance-Fällen verhängt.

Code-of-Conduct-Schulungen
Die White-Collar-Mitarbeitenden nehmen regelmässig und anlassbezogen an Code-of-Conduct-Schulungen teil. Neue Gesellschaften oder Standorte werden im Rahmen ihrer Integration geschult. Diese Schulungen thematisieren alle Kernthemen des Code of Conduct und gehen vertieft auf einzelne, weiterführende Weisungen und Themen, wie Non-Compliance-Risiken, Interessenkonflikte, Insiderhandel, Datenschutz, Wettbewerbs- und Kartellrecht sowie Korruption ein. Zentrales Thema dieser Schulungen ist auch Whistleblowing. Den Mitarbeitenden wird aufgezeigt, an welche Stellen sie Whistleblowing-Meldungen rapportieren können und wie und welche weiteren Schritte die Arbonia einleitet. Alle Schulungen für die Mitarbeitenden erfolgen durch Arbonia Compliance.

Um der Digitalisierung auch im Compliance-Bereich Rechnung zu tragen, bewilligte die Konzernleitung die Einführung verschiedener Compliance E-Learning-Kurse für die White-Collar-Mitarbeitenden und ein Schulungsvideo mit den wichtigsten Inhalten aus dem «Zusatz zum Code of Conduct» für Blue-Collar-Mitarbeitende. Diese Projekte wurden im Berichtsjahr weiter vorangetrieben, sodass beide Themen in 2023 eingeführt werden können.

Risikomanagement

Unser Risikomanagementprozess ist seit geraumer Zeit institutionalisiert und gestaltet sich wie folgt: Im Turnus von drei bis fünf Jahren wird der Risikokatalog mittels eines Greenfield-Ansatzes auf Ebene der Business Units, Divisionen und des Konzerns sowohl «bottom-up» als auch «top-down» neu erstellt. Die bestehenden Risiken werden fortlaufend geprüft und – falls notwendig – angepasst sowie um zusätzliche Risiken ergänzt. Der Risikokatalog umfasst strategische, operative, finanzielle, konjunkturelle sowie externe Risiken. Sie bilden die Grundlage für die Risikoanalyse-Workshops, die sowohl auf Konzern- als auch Divisionsebene mithilfe externer, unabhängiger Unterstützung jährlich stattfinden.

An den Workshops nimmt ein breiter und vielfältiger Kreis von Verantwortlichen teil (in der Regel acht bis zwölf Teilnehmende je Workshop). Im ersten Schritt werden darin die zentralen Veränderungen gegenüber dem Vorjahr behandelt und in den Risikokatalog integriert. Im zweiten Schritt bewerten die Teilnehmenden die Risiken hinsichtlich Schadensausmass, Eintrittswahrscheinlichkeit und Reputationseinfluss. Darüber hinaus diskutieren und definieren sie die Cashflow-Relevanz und das Chancen-Risiko-Verhältnis. Daraus resultieren eine entsprechende Risikomatrix und dazugehörige Erwartungswerte der Risiken. Ein Vorjahresvergleich sowie eine Plausibilitätsprüfung stehen am Ende der Gruppendiskussion. Im Anschluss an die Workshops definieren die Risikoeigner den Umgang mit den Risiken. Ausserdem entwickeln sie entsprechende Massnahmen für einen definierten Zeitraum, um das Risiko zu minimieren. Eine Überprüfung und Aktualisierung dieser Massnahmen erfolgt halbjährlich.

Die Ergebnisse aus den Workshops werden über alle Divisionen aggregiert (bottom-up), zusätzlich wird ein Vergleich mit dem Konzern erstellt (top-down). Anschliessend diskutiert und verabschiedet die Konzernleitung diese Auswertung. Darin enthalten ist eine Quantifizierung der Risiken und ein Massnahmenkatalog, um die grössten Risiken einzudämmen. Das gesamte Risikoprofil wird sowohl dem Prüfungsausschuss als auch dem Verwaltungsrat vorgelegt.

Umgang mit Stakeholdern

Als Arbonia pflegen wir einen intensiven Austausch mit all jenen Anspruchsgruppen, die einen massgeblichen Einfluss auf die ökonomischen, sozialen und ökologischen Ziele des Unternehmens haben. Diese Gruppe interner und externer Stakeholder umfasst Kunden, Mitarbeitende, Aktionäre und Investoren, Analysten, Behörden, Nachbarn und Gemeinden an den Firmenstandorten – aber auch Partner wie Transportunternehmen, Lieferanten, Forschungsinstitute und Verbände sowie die Öffentlichkeit. Der Austausch mit diesen Gruppen erfolgt im Rahmen von persönlichen Gesprächen, Sitzungen, Konferenzen und Messen sowie Befragungen. Eine Übersicht zum Umgang mit den einzelnen Stakeholdern bietet die Tabelle «Einbezug von Stakeholdern und deren Anliegen».

Mitgliedschaften in den wichtigsten Kammern und Verbänden – darunter Swissmem (Verband der Schweizer Maschinen-, Elektro- und Metallindustrie), SwissHoldings oder die Handelskammer Deutschland-Schweiz – ermöglichen uns einen kontinuierlichen Austausch mit branchenverwandten Unternehmen und relevanten Interessensgruppen. Wir sind ausserdem seit Ende 2021 Unterzeichner des UN Global Compact und werden im Jahr 2023 erstmals den Fragebogen zum Communication on Progress ausfüllen.

Neben dem globalen Engagement unterstützen wir als Arbonia Gemeinden an unseren Produktionsstandorten. Dies belegen zahlreiche Spendenprogramme und die Förderung von gemeinnützigen Vereinen. Viele Gesellschaften sponsern Sportaktivitäten für Jugendliche und Erwachsene. Ebenfalls beteiligen sich die Gesellschaften der Arbonia an Finanzierungen von Stipendien an Fachhochschulen.

Einbezug von Stakeholdern und deren Anliegen