Compliance und Antikorruption
Artikel 964a ff. OR
Konzept und Sorgfaltspflicht
Die Mitarbeitenden sind aufgefordert, bei der Einhaltung des Code of Conduct einschliesslich des «Zusatzes zum Code of Conduct» für Produktionsmitarbeitende (Blue-Collar) (nachfolgend gemeinsam «Code of Conduct») aktiv mitzuwirken. Aus diesem Grund hat der Verwaltungsrat 2013 eine Whistleblowing-Weisung erlassen und entsprechende Meldestellen eingeführt. Das Whistleblowing-Konzept wurde 2023 basierend auf der EU-Hinweisgeberrichtlinie und den nationalen Vorgaben der einzelnen EU-Länder weiterentwickelt. Die Bearbeitung eingehender Meldungen wurde in einer Richtlinie definiert und zusammen mit einem Merkblatt für die Mitarbeitenden, aus dem die entsprechenden Meldestellen hervorgehen, unseren Tochtergesellschaften in der EU zur Verfügung gestellt.
Die Arbonia hat in jeder Division einen Compliance Officer ernannt. Diese verantworten die Umsetzung von konzernseitigen Vorgaben in den zugehörigen Tochtergesellschaften. Alle Mitarbeitenden, die Verstösse gegen den Code of Conduct feststellen, sind aufgefordert, diese an die internen oder die gesetzlich vorgesehenen externen Meldestellen zu rapportieren. Als interne Meldestellen fungieren die CEOs der Divisionen, die divisionalen Compliance Officer, der Head of Compliance und der Leiter Internal Audit. Zentrales Element des Whistleblowing-Konzepts ist der Schutz der meldenden Mitarbeitenden. Gegenüber Whistleblowern dürfen aufgrund ihrer Meldung keine disziplinarischen, arbeitsrechtlichen oder andere Massnahmen ergriffen werden, die sich zu ihren Ungunsten auswirken könnten. Im Berichtsjahr hat die Arbonia eine Lieferkettenpolitik für Mineralien aus Konflikt- und Hochrisikogebieten sowie für Produkte oder Dienstleistungen mit Kinderarbeitsrisiko eingeführt, die in ein Risikomanagementsystem überführt werden sollen. Zudem wurden Risikobeauftragte benannt und eine Risikobetrachtung vorgenommen. Dabei wurden keine Verdachtsfälle von Kinderarbeit festgestellt.
Massnahmen inklusive Bewertung der Wirksamkeit
Alle Mitarbeitenden unterzeichnen beim Eintritt in die Arbonia Gruppe den Code of Conduct und bekennen sich dazu, die Werte sowie die ethischen und sozialen Grundsätze einzuhalten. Das Internal Audit überprüft, ob sämtliche neu eingetretenen Mitarbeitenden den Code of Conduct unterzeichnet haben sowie ausgewählte Aspekte daraus. Der Verwaltungsrat erhält dazu einen internen Prüfbericht. Zusätzlich zum Code of Conduct erliess der Verwaltungsrat 2018 den «Zusatz zum Code of Conduct», welcher sich speziell an Produktionsmitarbeitende richtet. Dieser beinhaltet vertiefende Regelungen für die Produktion – beispielsweise zum Umgang mit Ressourcen, zur Arbeitssicherheit oder zum Umweltschutz. Themen wie etwa das Wettbewerbsrecht sind darin nicht enthalten. Der «Zusatz zum Code of Conduct» wird in Form von Plakaten in den Werkshallen aufgehängt und den Mitarbeitenden mittels Blue-Collar-Schulungsvideo erläutert.
Nachdem Ende 2022 und 2023 neue nationale Whistleblower- Gesetze in Kraft getreten waren, wurden die zuständigen Personen bei unseren Tochtergesellschaften über die EU-Whistleblower-Richtlinie sowie die Notwendigkeit der Implementierung einer lokalen Whistleblower-Meldestelle geschult. Um der Digitalisierung auch im Compliance-Bereich Rechnung zu tragen, bewilligte die Konzernleitung die Einführung verschiedener Compliance E-Learning-Kurse für die Büroangestellten (White-Collar) und ein Schulungsvideo mit den wichtigsten Inhalten aus dem «Zusatz zum Code of Conduct» für Produktionsmitarbeitende (Blue-Collar). Das Blue-Collar-Schulungsvideo wurde den divisionalen Compliance Officern am 1. Juni 2023 zur weiteren Verwendung in den Produktionsbetrieben zur Verfügung gestellt. Die E-LearningKurse, vorab das Modul «Compliance Grundlagen», wurden im Dezember 2023 im Rahmen eines Pilotprojekts an ausgewählte Büroangestellte verschickt. Für 2024 ist der Roll-out des Moduls «Compliance Grundlagen» an alle Büroangestellte geplant. Ausgewählte Büroangestellte werden zusätzlich eines oder mehrere der Module «Fairer Wettbewerb», «Datenschutz» und «Faire Lieferketten» zugeschickt erhalten. Für die Gruppengesellschaften in der Schweiz wurde die Weisung zur Schweizer Verordnung über Sorgfaltspflichten und Transparenz bezüglich Mineralien und Metallen in Konfliktgebieten und Kinderarbeit (VSoTr) mit Schulungen eingeführt.
Wesentliche Risiken und deren Handhabung (eigener Geschäftsbereich und ggf. Geschäftsbeziehungen)
Das Thema Compliance ist fester Bestandteil des Risikomanagementprozesses der Arbonia Gruppe. Es ist als operatives Risiko definiert und umfasst die Verletzung bestehender Gesetze, Regelungen und Verträge mit anschliessender Sanktionierung. Auf Konzernebene wird Compliance aktuell als mittelhohes Risiko eingestuft. Die möglichen Vergehen beziehen sich dabei auf die Steuerzahlung, Verrechnungspreisgestaltung, Verstösse gegen den Verhaltenskodex an Betriebsstätten, Korruptionsfälle, Veruntreuung, wettbewerbs- und kartellrechtliche Verstösse, die Verletzung von Datenschutzrichtlinien oder die unrechtmässige Weitergabe von Softwarelizenzen. Die Folge können Strafzahlungen und mögliche Reputationsschäden sein.
Wesentliche Leistungsindikatoren
Nach der Einrichtung der neuen E-Learning-Plattform für Compliance-Themen stellt die Teilnehmerzahl an den entsprechenden Kursen einen relevanten Leistungsindikator dar.
Wir sind uns unserer ökonomischen, ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst und bekennen uns in unserem Code of Conduct
- zur Einhaltung der Menschenrechte unter besonderer Berücksichtigung des Verbots der Kinderarbeit,
- zur Sicherstellung der Gesundheit und Arbeitssicherheit der Mitarbeitenden,
- zur Zusammenarbeit mit Lieferanten, welche sich einer nachhaltigen Geschäftstätigkeit verpflichtet haben und ihrer sozialen Verantwortung nachkommen,
- zur Einhaltung der Umweltschutzstandards und
- zum schonenden Umgang mit Ressourcen.
Risiken managen
Die Arbonia hat 2023 mit der Einführung eines Managementsystems für die Handhabung von Risiken begonnen. Dazu wurde eine Lieferkettenpolitik für möglicherweise aus Konflikt- und Hochrisikogebieten stammende Mineralien und Metalle sowie eine weitere für Produkte oder Dienstleistungen, bei denen ein begründeter Verdacht auf Kinderarbeit besteht, erarbeitet. Des Weiteren arbeitet die Arbonia an einem System, mit dem die Lieferkette zurückverfolgt werden kann. Dabei ermitteln und bewerten die beauftragten Mitarbeitenden die Risiken schädlicher Auswirkungen in der Lieferkette der Arbonia. Sie erstellen einen Risikomanagementplan und treffen Massnahmen zur Minimierung der festgestellten Risiken. Zudem sorgen sie dafür, dass die Einhaltung der Sorgfaltspflichten bezüglich der Mineralien und Metalle durch eine unabhängige Fachperson geprüft wird. Die zugrundeliegenden Vorschriften orientieren sich an international anerkannten Regelwerken wie insbesondere den Leitsätzen der OECD.
Weisungen
Im Berichtsjahr wurde der Code of Conduct (Verhaltenskodex) mit kleineren Änderungen neu verfasst. Daneben wurden weiterführende Weisungen angepasst, die den allgemeinen Verhaltenskodex innerhalb der Arbonia Gruppe ergänzen. Zu diesen Weisungen zählen die Anti-Korruptionsweisung, die Geschenkweisung sowie die Weisung zum Schutz vor sexueller Belästigung, Mobbing und Diskriminierung. Ausserdem wurde die Wettbewerbsweisung in 2022 aktualisiert. Der Code of Conduct und teilweise auch die weiterführenden Weisungen sind in bis zu zwölf Sprachen übersetzt und im Intranet für die Büroangestellten abrufbar. Seit dem Geschäftsjahr 2022 sind zudem eine Water Policy sowie eine Waste Policy im Unternehmen etabliert.
Zwei weitere Compliance-Weisungen wurden im Berichtsjahr eingeführt: Die eine Weisung bezieht sich auf die Schweizer Verordnung über Sorgfaltspflichten und Transparenz bezüglich Mineralien und Metallen aus Konfliktgebieten und Kinderarbeit (VSoTr). Im ersten Schritt gilt es zu prüfen, ob die Einfuhr- und Bearbeitungsmengen überschritten sind, bis zu denen ein Unternehmen von der Sorgfalts- und Berichterstattungspflicht hinsichtlich Konfliktmineralien befreit ist. Für das Jahr 2023 haben die Einkäufer der Schweizer Gesellschaften bestätigt, dass die gesetzlichen Schwellenwerte nicht überschritten werden.
Des Weiteren ist zu untersuchen, ob hinsichtlich der von den Schweizer Tochtergesellschaften in der Schweiz oder weltweit vertriebenen Produkte ein bestimmtes Risiko für Kinderarbeit besteht. Unternehmen, welche nachweisen können, dass sie lediglich ein geringes Risiko für Kinderarbeit haben, sind von den Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten befreit. Für das Geschäftsjahr 2023 haben die Einkäufer der Schweizer Gesellschaften sowie der Head of Corporate Procurement und Lieferketten Compliance Officer bestätigt, dass für die Arbonia Gruppe ein geringes Risiko für Kinderarbeit besteht.
Die andere neue Weisung regelt den Umgang mit Tools, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren (siehe «Datenschutz und Cybersecurity»). Die Nutzung von ChatGPT und Übersetzungstools wie DeepL oder Google Translate bergen auch Risiken im Hinblick auf Geschäftsgeheimnisse oder Personendaten in sich. Aus diesem Grund hat die Arbonia Restriktionen für KI-basierte Tools definiert: Die Weisung enthält eine Liste mit Schlüsselbegriffen, deren Eingabe in KI-basierte Tools grundsätzlich untersagt ist.
Whistleblowing-Konzept
Der Verwaltungsrat wird über alle Whistleblowing-Meldungen und die damit verbundenen Untersuchungen sowie initiierten Massnahmen informiert. Im Berichtsjahr wurden zwei Fälle durch Whistleblowing gemeldet. In beiden Fällen ergaben die getätigten Abklärungen keine Hinweise auf ein gesetzeswidriges Verhalten oder auf etwaige Missstände im Unternehmen. Auch wurden keine Sanktionen aufgrund von Non-Compliance-Fällen verhängt.
Code-of-Conduct-Schulungen
Die bisher von Arbonia Compliance physisch oder virtuell durchgeführten Compliance Schulungen werden nun abgelöst durch die Compliance E-Learning-Kurse. Diese beinhalten alle Kernthemen des Code of Conduct und gehen vertieft auf einzelne, weiterführende Weisungen und Themen wie Interessenkonflikte, Insiderhandel, Datenschutz, Wettbewerbs- und Kartellrecht, faire Lieferketten sowie Korruption ein.
