Compliance und Antikorruption

Artikel 964a ff. OR

Konzept und Sorgfaltspflicht
Konzernweit gilt ein Code of Conduct, dessen Aktualität und Relevanz durch den Verwaltungsrat und die Head of Compliance gewährleistet wird, während der Compliance Officer für seine Umsetzung in den Tochtergesellschaften verantwortlich ist und dabei vom Internal Audit unterstützt wird.

Wir sind uns unserer ökonomischen, ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst und bekennen uns in unserem Code of Conduct

Die Mitarbeitenden sind aufgefordert, aktiv an der Einhaltung des Code of Conduct einschliesslich des «Zusatzes zum Code of Conduct» für Produktionsmitarbeitende mitzuwirken. Aus diesem Grund hat der Verwaltungsrat 2013 eine Whistleblowing-Weisung erlassen und entsprechende Meldestellen eingeführt. Diese Weisung wurde 2023 basierend auf der EU-Hinweisgeberrichtlinie und den nationalen Vorgaben der einzelnen EU-Länder weiterentwickelt. Die Bearbeitung eingehender Meldungen wurde in einer Richtlinie definiert und zusammen mit einem Merkblatt für die Mitarbeitenden, aus dem die entsprechenden Meldestellen hervorgehen, unseren Tochtergesellschaften in der EU zur Verfügung gestellt. Diese sind angehalten, auch Meldestellen für Lieferanten, Kunden und andere Dritte auf ihrer Website einzurichten.

Alle Mitarbeitenden, die Verstösse gegen den Code of Conduct feststellen, sind aufgefordert, diese an die internen oder die gesetzlich vorgesehenen externen Meldestellen zu rapportieren. Als interne Meldestellen fungieren die CEOs der Geschäftsbereiche, der Compliance Officer, der jeweilige Geschäftsführer der Gesellschaften, die Head of Compliance und der Leiter Internal Audit. Zentrales Element des Whistleblowing-Konzepts ist der Schutz der meldenden Mitarbeitenden. Gegenüber Whistleblowern dürfen aufgrund ihrer Meldung keine disziplinarischen, arbeitsrechtlichen oder anderen Massnahmen ergriffen werden, die sich zu ihren Ungunsten auswirken könnten.

Die erforderlichen Massnahmen in Bezug auf das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) für betroffene Gesellschaften und die Verordnung über Sorgfaltspflichten (VSoTr) für Schweizer Gesellschaften wurden auch in diesem Geschäftsjahr umgesetzt. Dabei wurden keine menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken, keine Verdachtsfälle und ein geringes Risiko für Kinderarbeit bzw. kein begründeter oder offensichtlicher Verdacht auf Kinderarbeit festgestellt. Bezüglich eingekaufter Mineralien und Metalle wurden die gesetzlichen Schwellenwerte zur Berichtspflicht unterschritten, so dass die Gesellschaften von der Sorgfalts- und Berichterstattungspflicht befreit sind.

Massnahmen inklusive Bewertung der Wirksamkeit
Alle Mitarbeitenden unterzeichnen beim Eintritt in die Arbonia den Code of Conduct und bekennen sich dazu, die Werte sowie die ethischen und sozialen Grundsätze einzuhalten. Das Internal Audit überprüft, ob spezifische Vorgaben daraus eingehalten werden und sämtliche neu eingetretenen Mitarbeitenden den Code of Conduct unterzeichnet haben. Der Verwaltungsrat erhält dazu einen internen Prüfbericht. Zusätzlich zum Code of Conduct erliess der Verwaltungsrat 2018 den «Zusatz zum Code of Conduct», welcher sich speziell an Produktionsmitarbeitende richtet. Dieser beinhaltet vertiefende Regelungen für die Produktion – beispielsweise zum Umgang mit Ressourcen, zur Arbeitssicherheit oder zum Umweltschutz. Themen wie etwa das Wettbewerbsrecht sind darin nicht enthalten. Der «Zusatz zum Code of Conduct» wird in Form von Plakaten in den Werkshallen aufgehängt und den Produktionsmitarbeitenden mittels eines Schulungsvideos erläutert.

Der Verwaltungsrat wird über alle im Konzern eingegangenen Whistleblowing-Meldungen und die damit verbundenen Untersuchungen sowie initiierten Massnahmen informiert. Im Berichtsjahr wurden zwei Whistleblowing-Fälle gemeldet. Die Abklärungen ergaben keinen Hinweis auf ein gesetzeswidriges Verhalten oder auf etwaige Missstände im Unternehmen. Auch wurden keine Sanktionen aufgrund von Non-Compliance-Fällen verhängt.

Es stehen verschiedene Compliance-E-Learning-Kurse für die Büromitarbeitenden zur Verfügung. Ein Beispiel ist der Kurs «Compliance Grundlagen», welcher die Kernthemen des Code of Conduct beinhaltet und vertieft auf einzelne, weiterführende Weisungen und Themen wie Interessenskonflikte, Insiderhandel oder Korruption eingeht. Nach der letztjährigen Pilotphase wurde dieser Kurs im Berichtsjahr allen Büromitarbeitenden übermittelt. Ausserdem werden die Module «Fairer Wettbewerb», «Datenschutz» und «Faire Lieferketten» an relevante Büromitarbeitende zugestellt. Auch den Produktionsmitarbeitenden steht fortlaufend das Schulungsvideo mit den wichtigsten Inhalten aus dem «Zusatz zum Code of Conduct» zur Verfügung, das über den Compliance Officer in den Produktionsbetrieben eingesetzt wird.

Wesentliche Risiken und deren Handhabung (eigener Geschäftsbereich und ggf. Geschäftsbeziehungen)
Das Thema Compliance ist fester Bestandteil des Risikomanagementprozesses der Arbonia. Es ist als operatives Risiko definiert und umfasst die Verletzung bestehender Gesetze, Regelungen und Verträge mit anschliessender Sanktionierung. Auf Konzernebene wird Compliance aktuell als mittelhohes Risiko eingestuft. Die möglichen Vergehen beziehen sich dabei auf Verstösse gegen den Verhaltenskodex, wie beispielsweise Korruptionsfälle, Veruntreuung, wettbewerbs- und kartellrechtliche Verstösse oder die Verletzung von Datenschutzrichtlinien. Die Folge können Strafzahlungen und mögliche Reputationsschäden sein. Das Internal Audit stellt sicher, dass sämtliche Gesellschaften regelmässig auf die Funktionsfähigkeit, Ordnungsmässigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit interner Prozesse und Abläufe überprüft werden. Grössere Gesellschaften werden idealerweise alle zwei Jahre auditiert, während für kleinere Gesellschaften ein Audit mindestens alle drei Jahre erfolgt. Vor Ort dauert die Prüfung in der Regel eine Woche, wobei im Vorfeld entsprechende Vorbereitungen getroffen werden. Die Audits werden überwiegend von einer Person durchgeführt, bei komplexeren Fällen wird eine externe Unterstützung hinzugezogen. Ausserordentliche Prüfungen, beispielsweise durch unser Hinweisgeber-Meldesystem, können ausserdem stattfinden.

Wesentliche Leistungsindikatoren
Die Zahl der Teilnehmenden bei entsprechenden Kursen der E-Learning-Plattform für Compliance-Themen stellt den relevanten Leistungsindikator dar. Im Berichtsjahr lag die Abschlussrate dieser Kurse bei 87.5%.